بغض النظر عن الصناعة التي تعمل فيها، فإن العمل الجماعي والتعاون ضروريان لنجاح مشاريعك. هناك العديد من العوامل التي تتدخل لضمان إكمال ونجاح المشروع في مجال تكنولوجيا المعلومات. ومن الواضح أن أدوات إدارة المشاريع أصبحت أساسية في هذا النوع من المنظمات حيث تسمح بتحسين كفاءة العمل. تتيح للفريق التعاون عبر الإنترنت ومشاركة المستندات والتواصل عبر الإنترنت وإدارة المهام المتعددة في نفس الوقت. يمكن أن يزيد استخدام الأدوات التفاعلية للتواصل بين الفريق وأدوات الرسائل الفريدة للشركات، مثل تطبيقات الاتصالات الأعمال، من سرعة وكفاءة المشروع. سيتم تحسين العديد من العمليات داخل الشبكة الداخلية للشركة من خلال هذه التطبيقات.
نظرًا لأن كل شيء مركزي وسهل الوصول إليه ، فلا حاجة لتتبع من لديه أي مستندات مطبوعة أو إضاعة الوقت في العمل مع نسخة قديمة من ملف ، أو تكرار العمل الذي قام به شخص آخر بالفعل. حتى يمكنك إعداد تنبيهات وإشعارات لإعلام أعضاء الفريق على الفور عند تحديث عملية أو ملف.
تجعل الأدوات التعاونية للتواصل عبر الإنترنت وأدوات الرسائل الفريقية من الممكن للموظفين العمل بشكل أكثر ذكاءً وتحقيق أهدافهم بشكل أسرع من خلال تقليل وقت العمل وتبسيط العمليات.
#2: تحسين التواصل
تصبح حتى التواصل بين أفراد الفريق أكثر فعالية عند استخدام منصة التعاون. يمكن لأعضاء الفريق التواصل مباشرة داخل النظام بفضل تضمين ميزات مثل الرسائل الفورية ومكالمات الفيديو (غالبًا مع إمكانية مشاركة الشاشة) في العديد من هذه الأدوات. وغالبًا ما يتمكن المستخدمون من التعليق على مهام أو ملفات معينة، مما يوفر سياقًا للأسئلة والملاحظات.
#3: إدارة مشاريع أفضل
يمكن للمدراء وأصحاب المنتجات مراقبة تقدم المشروع من خلال برامج التعاون، التي لا تحل تمامًا محل أدوات إدارة المشاريع المتخصصة. يمكنك التحقق من اتصالات أعضاء فريقك بالموارد التي يحتاجون إليها، ومعرفة كيف تتقدم العمل، والتأكد من أن كل شيء على المسار الصحيح. باستخدام أدوات الاتصال التعاوني عبر الإنترنت وأدوات الرسائل الفورية والتي تتضمن التقاويم والقوائم المفصلة ولوحات Kanban، يمكن تحديد موعد استحقاق كل جزء من المشروع. ابحث عن أداة تسمح لك برسم الخطوات وإنشاء سير عمل مخصص حتى تتمكن من استخدام قالب لكل مشروع إذا كانت مشاريعك تتبع نفس العملية.
يمكن الحصول على نظرة عامة سريعة وواضحة على المشروع عن طريق استخدام ميزات التقارير المدرجة في العديد من أدوات التعاون. على سبيل المثال ، يمكنك الرغبة في الحصول على تقارير بشأن الفترات النشطة في المشروع والتي لم يتم تعيين أي شيء لها والتي تجاوزت الموعد النهائي. من المحتمل أن توفر الأداة تقارير آلية يمكن إنشاؤها وفقًا لجدول زمني محدد. يمكن لمدير المشروع أن يمنع الإرهاق بمراقبة من هو منهمك للغاية في العمل ومن يمكنه تحمل المزيد من العمل.
